やっててよかった！
なんて聞いたことのないPTA活動。
でも実際に何をやっているのかはよく知らない…
見事？貧乏くじを引き当てたらしい広報部の部長を務めることに…。
謎に包まれたPTA役員のお仕事実録５月編です。
またしても名簿チェック
5月最初のお仕事は、またしても名簿チェック。
ゴールデンウィーク真っ只中のもかかわらず、執行部の人が作ったPTA全体の名簿がPDFで送られてきたので、
委員さんたち全員に、またしても自分の名前と子どもの学年クラスに誤りがないかを確認してもらいました。
1週間前にも名簿チェックをしたばかりなので、委員の人たちからしたら〝またかよ〟って感じでしょう。
連休のお休み気分に水を差すこの最終チェック、締切は1日半ほど。
第１回部会
ついにこの日がやってきました。
副会長を筆頭に役員と委員ほぼ全員が一堂に会します。
部長である私が司会進行をせよと、副会長さんが仰せですが…
手元には何の資料もありません。
LINEであれこれ仕事内容に関するメッセージのやり取りはありましたが、
１年間広報部で活動してきた経験のある副会長と何も知らない私では会話になりません。
勝手が分からないまま始まった部会は、実質副会長が司会進行、私は最初と最後の号令のみ。
日直みたい(笑)
肝心の部会の中身はというと、
前半は前部長さん＆前副部長さんから昨年1年間の活動内容の説明を聞き、
後半は、広報部最大の仕事であるPTA新聞のネタ決めでした。
計画では___
プランA〝先生紹介〟。
Question 1. 趣味は？
Question 2. 尊敬する人は？
先生の顔写真と共に、Q&A形式で人柄を紹介するありがちなやつです。
これは先生全員分の顔写真が要るので、撮影取材に行くとなると大変です。
学校側で写真を用意してもらえるなら、プランAでいこうということに。
プランAで写真が手に入らなかった場合の代案も検討されました。
これがプランBの〝学年別行事紹介〟。
各学年の行事を写真つきで一つずつ紹介。
学校のブログ用に撮りためてある写真をもらうだけなので簡単です。
ちょっと地味で面白みに欠けるかも…。
写真素材は教頭先生からいただくことになっています。
教頭先生が先生一人一人の写真を撮るとなると、大変な手間がかかるので渋られる可能性があります。
『先生方の写真が用意してもらえたら先生紹介の記事で、ダメなら学校行事紹介の記事で。』
ということに決まりました。
19時から始まった会は、もともと30分程度で終わる予定だったはずが、結局のところ１時間を超えました。
19時台は夕食や子どものお風呂など、多くの家庭にとって一番忙しい時間帯のはず…
２度と部会がないことを祈ります。
イマイチ自分の役割が掴めないまま、前部長から資料ファイルを受け取りました。
それがこちら。
これ全部読まなきゃいけないの？
帰り道が同じ方向の委員の人に愚痴をこぼしながら帰路につきました。
パラパラと確認したところ、代々部長に引き継がれているこの資料の中身は、部長職マニュアルと一部ゴミでした。
毎年その年の部長さんが、新しい資料を挟んでは増えていっているようで、年度が異なる同じプリントが何枚も挟まっていました。
教頭先生に挨拶
さて、次なるミッションは教頭先生へのご挨拶と新聞の内容の打ち合わせ(写真素材の依頼)です。
PTA新聞で使用する写真は教頭先生が管理しており、依頼してデータを提供してもらう流れです。
主に教頭先生との連絡は副部長さんのお仕事。
お飾りの部長(私)と副部長と副会長(広報部の上役)の３人で挨拶に行きました。
一応部長なので最初に名乗り、話は切り出したものの…
PTAの内情に詳しい副会長と教頭先生の２人の内輪で会話は展開し終了。
学校側で先生方の写真を用意してもらい、プランA〝先生紹介〟で進めていくことになりました。
この後の私の仕事は、教頭先生との話し合いで決まった内容を広報部の委員さんたちに報告すること。
〝プランAに決まりました！私たち広報部で写真撮影や取材に出向く必要はないですよ〜。〟
と、LINEで報告しました。
暗雲
全て学校側で準備してもらえるはずの写真。
急転直下、先生紹介の新聞を作るなら、必要な写真は自分たちで撮影しにいかなければならなくなりました。
先生の撮影に行くとなると、先生方の都合の良い時間に合わせて学校に出向くことになります。
しかも先生は総勢60人ほど。
ある人は家事育児の調整をし、ある人は仕事を休むことになるでしょう。
私を含めた役員４人、グループラインでプランAを続行するかどうかの協議が必要な事態となりました。
プランAの写真が手に入らない場合は、部会で決定した通りプランBに移行することになっています。
当然そういう流れに進むのかと思いきや…
『せっかく作るなら、内容的に面白い先生紹介がやりたい。』
一人がそう言い出し、忖度したのかもう一人が賛同。
その時間にラインをチェックしていなかった私ともう一人を除いた２人だけで部会での決定事項は覆りました。
その後も、やる気に火がついたらしい２人でのメッセージのやり取りは続いたようで、
私が翌朝LINEを確認した時には、未読メッセージが40件以上、最後のメッセージが投稿された時間を見ると0時を過ぎていました。
役員２人による暴走です。
一体誰が撮影に行くのでしょうか。
委員の皆さんには『撮影取材は無し』ということになっているので、役員メンバーだけで済ませてしまおうというのでしょうか。
誰が学校に撮影に行くのかはっきりしないまま、撮影の日程などの段取りが進み運営委員会の日を迎えました。
第2回PTA運営委員会
１回目の委員会を欠席した私にとって初めての運営委員会です。
小学校の図書室にて、19時から30分程度の予定です。
広報部の役員４人のほかに、PTA会長、校長、教頭、各部の役員さんが３〜４人出席していて、３０人弱の人が出席していました。
資料が配布され、PAT会長や校長のあいさつから始まり、
各部の部長は、資料に書かれている活動報告内容をそれぞれ読み上げました。
次回運営委員会の日程などの連絡事項が伝えられ、25分ほどで終了、解散となりました。
長かったのはここからでした。
解散後、もともとの予定にはない各部のミーティングが始まりました。
基本的に普段の話し合いはグループLINEなので、顔を合わせて討論できる機会は貴重です。
どの部の人も自主的に居残りミーティングをしているようでした。
広報部のミーティングでは、結局撮影を委員さんたちに任せるという結論に至りました。
役員の仕事は、書類作成や委員さんへの仕事の割り振りであって、本来の実働部隊は委員さんたちです。
前例を踏襲するのが大好きなPTAですから、今年の役員がはりきって過剰な仕事を抱え込めば、来年役員を務める人たちの負担もまた大きくなってしまいます。
1時間ほど話し合い、悪い前例となることを避けるためにも、例年通り委員の人たちに撮影をお願いすることになりました。
もう一度言いますが、部会で話し合った通り、委員の皆さんは『撮影取材は無し』ということになっています。
取材活動を突然押しつけられるのですから委員さんたちからすれば晴天の霹靂です。
この日の決定を委員さんたちに伝え、撮影取材のメンバーを選出するのは私、部長の仕事です。
LINEで長文の言い訳メッセージを作成し、取材協力の要請を請いました。
基本的に委員さんは、貧乏クジを引いて役員に選ばれてしまった私たち役員に同情的です。
撮影は6月初旬。
委員さん７名のうち仕事などの都合が融通できた６名の方が協力を申し出てくれました。
完全スルー
委員に選ばれたにもかかわらず、完全に無視を決め込み委員を逃れた人がいました。
委員に選出された人に対してPTAの運営部は、電話での呼び出しや、子ども経由での手紙、参観日や懇談時の声掛けなどで接触を図ります。
運営側としては連絡の取れない委員がいることが会長の耳に入るのは避けたいことのようで、
連絡を取るあらゆる手段を講じた上で、それでも連絡が取れない場合はさすがに諦めます。
その人はそのまま逃げおおせることができました。
メンタルの強さも必要ですが、正直羨ましい。
5月はPTA活動の始動月ともいえる内容でした。
広報部最大の仕事、年に1度のPTA新聞。その存在すら知らない保護者も少なくないです。
私も知りませんでした。
学校がブログを運営し、その日のうちに最新の活動記録や給食の写真がネットで確認できる時代に、企画から完成まで半年を要する広報誌作りの必要性に疑問を感じました。
伝統ある広報誌だからやめられないのでしょうか。
___6月は初旬から先生方への撮影取材が計画されています。
私は撮影には参加しませんが、さて、どうなることやら。
